Die E-Rechnungspflicht ist seit dem 1. Januar 2025 Teil des deutschen Umsatzsteuerrechts. Für die Ausstellung gelten jedoch Übergangsregelungen bis Ende 2026 beziehungsweise für bestimmte Unternehmen bis Ende 2027. Dieser Beitrag zeigt, was bereits gilt und welche Schritte Unternehmen jetzt einplanen sollten.
Der Zeitplan auf einen Blick
| Zeitraum | Regelung |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Inländische Unternehmer müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können. Ein einfaches PDF per E-Mail gilt dabei nicht als E-Rechnung. |
| 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 | Für die Ausstellung dürfen Unternehmen weiterhin Papier-, PDF- und andere sonstige Rechnungen verwenden. Der Rechnungsempfänger muss bei einer elektronischen Rechnung außerhalb der E-Rechnung zustimmen. |
| 1. Januar bis 31. Dezember 2027 | Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Für Umsätze über dieser Grenze bleibt eine sonstige Rechnung nur im Rahmen der Übergangsregel für EDI-Verfahren möglich. |
| Ab 1. Januar 2028 | Für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze ist grundsätzlich eine E-Rechnung auszustellen. Die Übergangsregelungen laufen aus. |
Was gilt seit 2025?
Der erste praktische Pflichttermin betrifft den Rechnungseingang: Jedes inländische Unternehmen muss seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen. Eine gesonderte Zustimmung ist dafür nicht erforderlich. Es reicht in der Regel aus, ein geeignetes E-Mail-Postfach bereitzuhalten und die strukturierten Rechnungsdaten technisch zu verarbeiten oder revisionssicher bereitzustellen.
Eine E-Rechnung ist keine bloß digital versandte Sichtrechnung. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Formate nach der europäischen Norm EN 16931 erfüllen diese Voraussetzung. In der Praxis sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 relevant. Ein PDF ohne eingebettete strukturierte Daten ist dagegen eine sonstige Rechnung.
Für welche Rechnungen gilt die Pflicht?
Die Regelung betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, bei denen sowohl leistender Unternehmer als auch Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Maßgeblich sind damit typische inländische B2B-Geschäfte. Eine umsatzsteuerliche Registrierung allein reicht für die Ansässigkeit nicht aus.
Nicht von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung erfasst sind insbesondere Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro sowie Fahrausweise. Auch für bestimmte steuerfreie Umsätze gelten Besonderheiten. Bei grenzüberschreitenden Leistungen, Umsätzen an Privatpersonen und Sonderfällen sollte die konkrete Rechnungsart vor dem Umstellen des Prozesses geprüft werden.
Was bedeuten die Übergangsregeln für die Ausstellung?
Bis Ende 2026 bleibt der Versand von Papier- oder PDF-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft allgemein zulässig. Unternehmen sollten diese Frist jedoch nicht als Aufschub für die technische Vorbereitung verstehen: Geschäftspartner können bereits heute strukturierte Rechnungen senden, und der Empfang ist verpflichtend.
Im Jahr 2027 verlängert sich die Erleichterung für kleinere Unternehmen. Entscheidend ist der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im unmittelbar vorangegangenen Kalenderjahr: Lag er bei höchstens 800.000 Euro, dürfen weiterhin sonstige Rechnungen genutzt werden. Für Unternehmen oberhalb dieser Grenze kann im Jahr 2027 ein bestehendes elektronisches Datenaustauschverfahren (EDI) unter den gesetzlichen Übergangsbedingungen weiterverwendet werden. Ab 2028 muss das eingesetzte Verfahren die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen.
Praktische Schritte für Unternehmen
- Empfang sicherstellen: Legen Sie ein dauerhaft überwachtes E-Mail-Postfach oder einen anderen Empfangskanal fest und klären Sie Vertretungen.
- Software prüfen: Fragen Sie Ihren ERP-, Buchhaltungs- oder Steuerkanzlei-Anbieter, welche EN-16931-konformen Formate empfangen, geprüft, visualisiert und archiviert werden können.
- Rechnungseingänge testen: Testen Sie XRechnung und ZUGFeRD mit realistischen Beispieldaten. Wichtig sind nicht nur das Öffnen der Datei, sondern auch die Übernahme der Daten in den Buchhaltungsprozess.
- Archivierung organisieren: Strukturierte Originaldaten und Nachweise zum Rechnungseingang müssen entsprechend den Aufbewahrungspflichten nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahrt werden.
- Ausstellung planen: Legen Sie fest, wann Ihr Unternehmen vor Ablauf der Übergangsfrist auf E-Rechnung umstellt, welche Kunden welche Formate benötigen und wie Fehlerfälle behandelt werden.
- Partner informieren: Stimmen Sie Format, Übermittlungskanal und Ansprechpartner mit wichtigen Lieferanten und Kunden ab.
Häufige Fragen
Genügt ein PDF als E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist zwar elektronisch übermittelt, enthält aber normalerweise keine strukturierten Daten zur automatisierten Verarbeitung. Es zählt deshalb als sonstige Rechnung.
Muss ich schon 2025 selbst E-Rechnungen ausstellen?
Nein, für die Ausstellung gelten die beschriebenen Übergangsfristen. Die Pflicht zum Empfang besteht jedoch bereits seit dem 1. Januar 2025.
Gilt die Regel auch für Kleinunternehmer?
Auch Kleinunternehmer müssen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Ob und ab wann sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, richtet sich nach dem jeweiligen Umsatz und der konkreten Art des Umsatzes. Die Übergangsregel bis Ende 2027 kann bei einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Vorjahr relevant sein.
Rechtsgrundlagen und weiterführende Informationen
Die gesetzlichen Regelungen stehen insbesondere in § 14 UStG und § 27 UStG. Ergänzende Hinweise enthält die BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand 23. März 2026, sowie das BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung. Für die individuelle Umsetzung sollten Unternehmen außerdem ihre steuerliche Beratung und ihre Softwareanbieter einbeziehen.