Peppol ist kein Rechnungsformat, sondern ein Netzwerk für den standardisierten Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Es kann für E-Rechnungen genutzt werden, ist für die deutsche B2B-E-Rechnungspflicht aber nicht generell vorgeschrieben.
Was wird über Peppol übertragen?
Über das Netzwerk werden strukturierte Geschäftsdokumente ausgetauscht, insbesondere E-Rechnungen. Das Rechnungsformat und der Übertragungsweg sind dabei getrennt zu betrachten: Eine Rechnung wird in einem geeigneten strukturierten Format erstellt und anschließend über das Netzwerk zugestellt.
Wie funktioniert Peppol?
Unternehmen verbinden sich nicht unmittelbar einzeln miteinander, sondern über einen Peppol Access Point. Dieser technische Zugangspunkt übernimmt die standardisierte Übermittlung an den Access Point des Empfängers. Teilnehmerkennungen helfen dabei, den richtigen Empfänger im Netzwerk zu adressieren.
- Der Absender erstellt eine strukturierte Rechnung.
- Die Rechnung wird an den eigenen Access Point übergeben.
- Das Netzwerk ermittelt den adressierten Empfänger und übermittelt das Dokument.
- Der Access Point des Empfängers stellt es dessen System bereit.
Wann ist Peppol sinnvoll?
Peppol kann besonders passend sein, wenn Unternehmen regelmäßig strukturierte Dokumente austauschen, viele Geschäftspartner bedienen oder einen nachvollziehbaren System-zu-System-Prozess aufbauen wollen. Auch bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kann der Übertragungsweg relevant sein, wenn dieser vom Auftraggeber vorgesehen wird.
Für gelegentliche B2B-Rechnungen kann ein anderer abgestimmter Übertragungsweg ausreichend sein. Unternehmen sollten daher nicht nur die Technik, sondern auch die Anforderungen ihrer Kunden, Lieferanten und internen Prozesse bewerten.
Peppol und E-Mail im Vergleich
| Aspekt | Peppol | |
|---|---|---|
| Einrichtung | Einfacher Einstieg | Access Point und Teilnehmerkennung erforderlich |
| Austausch | Datei als Anhang oder über verknüpfte Prozesse | Standardisierter System-zu-System-Austausch |
| Empfängeradressierung | E-Mail-Adresse | Teilnehmerkennung im Netzwerk |
| Typischer Einsatz | Gelegentliche oder einfache Prozesse | Standardisierte, automatisierte Prozesse |
Worauf Unternehmen achten sollten
- Der Geschäftspartner muss über Peppol erreichbar sein oder den Weg akzeptieren.
- Das verwendete Rechnungsformat muss zu den fachlichen und technischen Anforderungen passen.
- Prüfen Sie, wie eingehende Dokumente validiert, visualisiert, freigegeben und archiviert werden.
- Regeln Sie Zuständigkeiten für Fehlerfälle und Rückmeldungen.
Quellen und Stand
Grundlagen zum Netzwerk veröffentlicht OpenPeppol. Für Rechnungen an den Bund informiert E-Rechnung-Bund. Stand: Juli 2026.