XRechnung und ZUGFeRD sind zwei verbreitete Formate für E-Rechnungen in Deutschland. Beide können die Anforderungen an eine strukturierte elektronische Rechnung erfüllen. Die passende Wahl hängt vor allem davon ab, wer die Rechnung empfängt, wie sie verarbeitet wird und ob zusätzlich eine lesbare PDF-Darstellung benötigt wird.
Die Kurzantwort
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist häufig XRechnung vorgegeben. Im B2B-Bereich kann ZUGFeRD praktisch sein, wenn Geschäftspartner neben den strukturierten Daten auch eine vertraute PDF-Ansicht benötigen. Entscheidend sind stets die Anforderungen des Empfängers, vertragliche Vereinbarungen und die Fähigkeiten der eigenen Software.
Was ist XRechnung?
Die XRechnung ist ein XML-basiertes Rechnungsformat. Sie wurde für den elektronischen Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung entwickelt und basiert auf der europäischen Norm EN 16931. Sie enthält strukturierte Daten, aber keine integrierte visuelle Rechnung.
Für die Prüfung oder Ansicht wird deshalb typischerweise ein Viewer, eine Buchhaltungssoftware oder ein ERP-System eingesetzt. Öffentliche Auftraggeber nennen häufig konkrete technische Anforderungen und Übermittlungswege.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es verbindet ein lesbares PDF/A-Dokument mit eingebetteten XML-Daten. Menschen können die Rechnung wie ein PDF lesen, während Software die Daten aus dem strukturierten Teil weiterverarbeiten kann.
Damit ein ZUGFeRD-Dokument als E-Rechnung genutzt werden kann, muss das verwendete Profil die einschlägigen Anforderungen erfüllen, insbesondere die europäische Norm EN 16931 berücksichtigen. Die BMF-FAQ nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als geeignetes Format, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Die Unterschiede im Überblick
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | Strukturierte XML-Datei | PDF/A mit eingebetteten XML-Daten |
| Lesbarkeit ohne Spezialsoftware | In der Regel nein | PDF-Darstellung ist direkt lesbar |
| Typischer Einsatz | Öffentliche Auftraggeber, automatisierte Verarbeitung | B2B-Austausch mit PDF-Ansicht und Datenübernahme |
| Automatisierbarkeit | Hoch | Hoch, über den XML-Teil |
So treffen Unternehmen die richtige Wahl
- Empfänger fragen: Öffentliche Auftraggeber und größere Kunden können Format oder Übermittlungsweg vorgeben.
- Software prüfen: Das eigene System muss das gewählte Format erstellen, empfangen und verarbeiten können.
- Prozess berücksichtigen: Wird eine PDF-Ansicht im Freigabeprozess benötigt, kann ein hybrides Format Vorteile bieten.
- Vor dem Versand testen: Testrechnungen helfen, Format-, Profil- und Zuordnungsfehler früh zu erkennen.
Häufige Missverständnisse
Ein normales PDF ist nicht automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung. Erst die eingebetteten strukturierten Daten machen das hybride Format aus. Umgekehrt ist XRechnung nicht „weniger gültig“, weil sie keine PDF-Darstellung enthält: Entscheidend sind die strukturierten Daten und die Einhaltung der Anforderungen.
Quellen und Rechtsstand
Technische Informationen bieten KoSIT zur XRechnung und das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Die umsatzsteuerliche Einordnung erläutert die BMF-FAQ zur E-Rechnung. Stand: Juli 2026.