Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell verarbeitet werden kann. Sie enthält Rechnungsdaten in einer standardisierten Datenstruktur, meist als XML. Eine einfache PDF-Rechnung ist zwar digital, erfüllt diese Definition aber in der Regel nicht.
Für inländische B2B-Umsätze ist die E-Rechnung seit 2025 ein zentraler Bestandteil des Umsatzsteuerrechts. Unternehmen sollten deshalb nicht nur die passenden Formate kennen, sondern auch Empfang, Prüfung und Archivierung im eigenen Prozess vorbereiten.
Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und PDF?
Ein PDF bildet eine Rechnung visuell ab. Es kann von Menschen gelesen werden, enthält jedoch normalerweise keine strukturierten Daten, die eine Buchhaltungssoftware automatisiert übernehmen kann. Es gilt deshalb als sonstige Rechnung.
Eine E-Rechnung enthält dagegen Daten zu Rechnungssteller, Empfänger, Positionen, Beträgen, Steuern und Zahlungsbedingungen in einem strukturierten Format. Diese Daten können ausgelesen, geprüft und in nachgelagerte Systeme übernommen werden. Bei einem hybriden Format wird die menschenlesbare Darstellung mit den strukturierten Daten kombiniert.
Welche Formate sind in Deutschland üblich?
XRechnung
Die XRechnung ist ein reines XML-Format. Sie wurde insbesondere für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber etabliert und kann auch im B2B-Bereich eingesetzt werden. Weil die Daten nicht ohne Weiteres wie ein Dokument gelesen werden können, ist für die Ansicht ein Viewer oder eine geeignete Software hilfreich.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Eine PDF/A-Datei enthält zusätzlich strukturierte XML-Daten. Damit kann der Empfänger die Rechnung wie ein PDF lesen und zugleich die Daten automatisiert verarbeiten. Für die E-Rechnung sind insbesondere Profile relevant, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
EN 16931 als gemeinsamer Rahmen
Die europäische Norm EN 16931 definiert das semantische Datenmodell für elektronische Rechnungen. Sie bildet die Grundlage dafür, dass unterschiedliche Systeme Rechnungsdaten einheitlich verstehen und verarbeiten können. Neben XRechnung und ZUGFeRD können auch andere Formate zulässig sein, wenn sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Für welche Rechnungen ist die E-Rechnung relevant?
Die deutsche Regelung betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Entscheidend ist also der typische inländische B2B-Fall. Rechnungen an Privatpersonen und grenzüberschreitende Umsätze fallen nicht allein aufgrund dieser deutschen B2B-Regel unter die Pflicht. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise bestehen Ausnahmen.
Ob im Einzelfall eine E-Rechnung auszustellen ist, hängt unter anderem von der Art des Umsatzes, dem Status der Beteiligten und den geltenden Übergangsregelungen ab. Bei steuerfreien Leistungen, Gutschriften, Anzahlungen oder besonderen Branchenfällen ist eine gesonderte Prüfung sinnvoll.
Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 sind sonstige Rechnungen grundsätzlich weiter möglich; für bestimmte Unternehmen besteht eine weitere Erleichterung bis Ende 2027. Ab 2028 ist für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich.
Den vollständigen Zeitplan mit Übergangsregelungen finden Sie im Beitrag E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028: Fristen und Übergangsregeln.
Wie werden E-Rechnungen übermittelt?
Das Umsatzsteuerrecht schreibt keinen einzigen Übermittlungsweg vor. In der Praxis kommen E-Mail, Kunden- oder Lieferantenportale, Schnittstellen und Netzwerke wie Peppol zum Einsatz. Wichtig ist, dass der Empfänger die E-Rechnung in einem geeigneten Format empfangen und verarbeiten kann. Für den Empfang einer E-Rechnung ist seit 2025 keine vorherige Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Unternehmen sollten mit ihren Geschäftspartnern Format, Übermittlungsweg und Ansprechpartner abstimmen. Ein klar geregelter Prozess reduziert Rückfragen, Fehlzustellungen und Medienbrüche.
Müssen E-Rechnungen geprüft und archiviert werden?
Die strukturierte Originaldatei gehört zur Rechnung und sollte nicht durch einen Ausdruck oder eine bloße PDF-Ansicht ersetzt werden. Sie muss entsprechend den steuerlichen Aufbewahrungspflichten vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahrt werden. Bei ZUGFeRD betrifft das die vollständige Datei einschließlich der eingebetteten Daten.
Eine technische Validierung kann prüfen, ob Format und Geschäftsregeln eingehalten sind. Sie ersetzt jedoch nicht die fachliche Prüfung, ob Rechnung, Leistung, Beträge und Zahlungsdaten inhaltlich richtig sind. Für einen belastbaren Prozess sollten beide Prüfungen vorgesehen werden.
Checkliste für den Einstieg
- Empfangskanal festlegen: Ein geeignetes, dauerhaft überwachtes E-Mail-Postfach oder einen anderen Empfangsweg bestimmen.
- Software prüfen: Klären, welche Formate die Buchhaltungs-, ERP- oder Archivierungssoftware empfangen, anzeigen, validieren und exportieren kann.
- Formate abstimmen: Mit wichtigen Kunden und Lieferanten festlegen, ob zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD genutzt wird.
- Testrechnungen verarbeiten: Den vollständigen Ablauf vom Empfang über Prüfung und Freigabe bis zur Archivierung testen.
- Ausstellung vorbereiten: Die Umstellung auf E-Rechnungen vor Ablauf der für das Unternehmen geltenden Übergangsfrist planen.
Häufige Fragen
Kann ich eine E-Rechnung per E-Mail versenden?
Ja. E-Mail ist ein möglicher Übermittlungsweg, sofern die strukturierte Rechnungsdatei übermittelt wird und der Empfänger sie verarbeiten kann.
Ist Peppol ein Rechnungsformat?
Nein. Peppol ist ein Netzwerk für den standardisierten Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Die Rechnung selbst wird in einem geeigneten strukturierten Format übertragen.
Muss ich eingehende E-Rechnungen automatisch verbuchen?
Nein. Die E-Rechnung muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen; eine vollständig automatisierte Buchung ist damit nicht zwingend vorgegeben. Automatisierung kann aber den manuellen Aufwand und Übertragungsfehler reduzieren.
Quellen und Rechtsstand
Maßgeblich sind insbesondere § 14 UStG, die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung sowie das BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung. Rechtsstand: Juli 2026.