E-Rechnungen müssen nicht nur empfangen oder versendet, sondern auch vollständig und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Bei einer E-Rechnung ist die strukturierte Datei Teil des Originals. Ein Ausdruck oder eine nachträglich erzeugte PDF-Ansicht ersetzt sie nicht.
Was gehört in die Archivierung?
Nach der BMF-FAQ muss bei einer E-Rechnung zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Aufzubewahren ist die Rechnung in dem Format, in dem sie empfangen oder erstellt wurde. Bei einer XRechnung betrifft das insbesondere die XML-Datei. Bei ZUGFeRD ist die vollständige PDF/A-Datei mit den eingebetteten strukturierten Daten maßgeblich. Rechnungsbegleitende Unterlagen sollten dem Vorgang nachvollziehbar zugeordnet werden.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Für Rechnungen gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Der Fristbeginn richtet sich nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Daneben können für Buchungsbelege und weitere Unterlagen zusätzliche steuer- und handelsrechtliche Pflichten relevant sein. Unternehmen sollten deshalb ihre Aufbewahrungskonzeption mit der Steuerberatung abstimmen.
Vier Anforderungen an einen belastbaren Prozess
- Vollständigkeit: Rechnung und zugehörige Daten dürfen nicht unbemerkt fehlen.
- Unveränderbarkeit: Änderungen müssen ausgeschlossen oder nachvollziehbar dokumentiert sein.
- Nachvollziehbarkeit: Rechnungen müssen einem Geschäftsvorfall, Lieferanten und Zeitraum zugeordnet werden können.
- Verfügbarkeit: Die Daten müssen innerhalb der Aufbewahrungsfrist lesbar und für Prüfungen zugänglich bleiben.
Warum ein Dateiornder allein oft nicht genügt
Eine reine Ablage in beliebigen Ordnern kann zwar technisch Daten speichern, bildet aber nicht automatisch einen nachvollziehbaren Archivierungsprozess ab. Entscheidend sind Berechtigungen, Schutz vor unbemerkten Änderungen, eine klare Verfahrensweise und die Möglichkeit, Rechnungen gezielt wiederzufinden. Welche Lösung angemessen ist, hängt von Volumen, Organisation und vorhandenen Systemen ab.
Praktische Umsetzung
- Eine feste Ablage- und Benennungslogik definieren.
- Den Eingang, die Prüfung, Freigabe und Archivierung in einem dokumentierten Ablauf verbinden.
- Zugriffsrechte und Vertretungen festlegen.
- Wiederherstellung und Zugriff regelmäßig testen.
- Bei technischer Validierung den Bericht nachvollziehbar dem Vorgang zuordnen, wenn er als Prozessnachweis genutzt wird.
Häufige Fehler
Typische Risiken sind das Löschen von E-Mails samt Anhängen, das Speichern nur einer Sicht-PDF, unklare Verantwortlichkeiten und nicht dokumentierte manuelle Änderungen. Ebenso problematisch ist ein Portalabruf ohne anschließende Übernahme in die eigene Aufbewahrung.
Quellen und Rechtsstand
Siehe § 14b UStG, § 147 AO, die BMF-FAQ zur E-Rechnung und die GoBD. Rechtsstand: Juli 2026.