Ein Rechnungsempfänger kann die Verarbeitung einer ZUGFeRD-EXTENDED-Rechnung ohne vorherige Abstimmung ablehnen. Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass die Rechnung umsatzsteuerlich unzulässig ist. Entscheidend ist die Trennung zwischen steuerlicher Gültigkeit, technischer Verarbeitbarkeit und vertraglicher Formatvereinbarung.
Dieser Beitrag behandelt ausschließlich inländische B2B-Umsätze nach § 14 UStG. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigenständige B2G-Vorgaben. Die Darstellung ist eine allgemeine Einordnung und keine Rechts- oder Steuerberatung.
Was ist ZUGFeRD EXTENDED?
Das Profil EXTENDED erweitert das EN-16931-Kernmodell um zusätzliche Daten für komplexere Geschäftsprozesse. Dazu können beispielsweise weitergehende Angaben auf Positionsebene, strukturierte Zahlungsbedingungen oder Informationen zu mehreren Lieferungen und Lieferorten gehören.
Damit kann EXTENDED Sachverhalte abbilden, für die das reine Kernmodell nicht genügend strukturierte Felder bereitstellt.
Ist ZUGFeRD EXTENDED eine zulässige E-Rechnung?
Nach der aktuellen Verwaltungsauffassung des BMF können ZUGFeRD-Formate ab Version 2.0.1 grundsätzlich die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Das BMF schließt EXTENDED damit nicht aus.
Auch das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) bezeichnet EXTENDED als in Deutschland nach dem UStG anerkannte vollständige Rechnung.
Die Aussage „ZUGFeRD EXTENDED ist ohne Vereinbarung keine gültige E-Rechnung“ wäre daher zu pauschal.
Warum kann der Empfänger trotzdem ablehnen?
Die EN 16931 soll sicherstellen, dass ein Empfänger das Kern-Datenmodell verarbeiten kann. Bei einer Extension kommen Informationen und Strukturen hinzu, deren Unterstützung nicht bei jedem EN-16931-konformen System vorausgesetzt werden kann.
Die Europäische Kommission erläutert deshalb, dass ein Rechnungsaussteller bei einer erweiterten Rechnung nicht erwarten kann, dass jeder Empfänger diese ohne bilaterale Vereinbarung vollständig verarbeiten kann. Die Nutzung von Extensions soll zwischen Käufer und Verkäufer abgestimmt werden.
Ein Empfänger kann sich somit auf die Verarbeitung des Kernmodells beschränken und für EXTENDED eine vorherige Vereinbarung verlangen. Die Ablehnung betrifft dann die technische oder vertragliche Verarbeitung des erweiterten Profils, nicht automatisch dessen umsatzsteuerliche Gültigkeit.
Was gilt beim Profil EN 16931?
Das ZUGFeRD-Profil EN 16931 bildet das Kernmodell vollständig ab. Eine valide Rechnung in diesem Profil ist ein reguläres EN-16931-konformes E-Rechnungsformat.
Besteht keine vorherige vertragliche Vorgabe für ein bestimmtes Format, kann ein Empfänger nicht allein aus umsatzsteuerlichen Gründen verlangen, dass statt einer validen ZUGFeRD-EN-16931-Rechnung beispielsweise eine XRechnung ausgestellt wird. Das BMF weist allerdings darauf hin, dass die konkrete Wahl eines zulässigen Formats zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien zu klären ist.
Wurde im Vertrag, in der Bestellung oder in wirksam einbezogenen Bedingungen ein bestimmtes Format oder ein bestimmter Übermittlungsweg vereinbart, ist diese Vereinbarung gesondert zu berücksichtigen.
EXTENDED oder EN 16931: die praktische Auswahl
| Profil | Einordnung | Praktische Folge |
|---|---|---|
| EN 16931 | Vollständiges Kernmodell der EN 16931 | Geeignet für einen breit interoperablen Austausch ohne zusätzliche Fachinformationen |
| EXTENDED | Erweitert das Kernmodell für komplexere Prozesse | Vor dem Versand mit dem Empfänger abstimmen, ob das Profil und die Zusatzdaten verarbeitet werden |
Was bedeutet das für Rechnungsaussteller?
- Vor dem Versand prüfen, ob der Empfänger Formatvorgaben veröffentlicht oder vereinbart hat.
- Das Profil EN 16931 verwenden, wenn keine erweiterten strukturierten Informationen benötigt werden.
- EXTENDED einsetzen, wenn der Geschäftsvorfall zusätzliche Daten erfordert und der Empfänger deren Verarbeitung unterstützt.
- Die erzeugte Rechnung mit der zum Profil passenden Prüfkonfiguration validieren.
- Eine technische Ablehnung nicht vorschnell mit steuerlicher Ungültigkeit gleichsetzen.
B2G ist gesondert zu betrachten
Bei Rechnungen an Bund, Länder, Kommunen und andere öffentliche Auftraggeber können besondere E-Rechnungsverordnungen, XRechnung, Leitweg-ID und vorgegebene Portale oder Übertragungswege maßgeblich sein. Welche Formate akzeptiert werden, richtet sich dort nach den Vorgaben des jeweiligen öffentlichen Auftraggebers.
Die hier dargestellte Einordnung zu ZUGFeRD EXTENDED betrifft daher nicht automatisch den B2G-Bereich.
Fazit
ZUGFeRD EXTENDED kann eine umsatzsteuerlich zulässige E-Rechnung sein. Weil es über das EN-16931-Kernmodell hinausgeht, kann seine vollständige Verarbeitung jedoch nicht ohne Abstimmung vorausgesetzt werden. Für einen möglichst interoperablen B2B-Austausch ohne besondere Zusatzanforderungen ist das Profil EN 16931 die sicherere Wahl.
Quellen und Stand
Siehe das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, die Erläuterung der Europäischen Kommission zu CIUS und Extensions sowie die ZUGFeRD-FAQ des FeRD. Rechts- und technischer Stand: Juli 2026.