Wer mit Preisen einschließlich Umsatzsteuer abrechnet, kann bei der Umstellung auf E-Rechnungen auf Rundungsprobleme stoßen. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) schafft dafür eine befristete Erleichterung: Bei bestimmten E-Rechnungen auf Bruttopreisbasis dürfen zusammengefasste Beträge im strukturierten Teil stehen, während die vollständigen Einzelpositionen in einer eingebetteten, menschenlesbaren Anlage enthalten sind.
Die Nichtbeanstandungsregelung gilt für Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellt werden. Sie steht in Randnummer 19 des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2026. Entscheidend sind die nachvollziehbare Verbindung zwischen Anlage und Rechnungsdaten sowie ein eindeutiger Verweis auf die Anlage.
Informationsstand: 15. Oktober 2026.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die Sonderregelung betrifft E-Rechnungen nach der Normenreihe EN 16931, deren Berechnung auf Bruttopreisen beruht.
- Im strukturierten Teil dürfen anstelle der vollständigen Leistungsbeschreibung mit Einzelpositionen zusammengefasste Entgelte und Steuerangaben stehen.
- Die Einzelpositionen müssen in einer menschenlesbaren, eingebetteten Anlage ordnungsgemäß beschrieben sein. Aus ihr müssen sich die strukturiert angegebenen Gesamtsummen ergeben.
- Im strukturierten Teil muss eindeutig auf diese Anlage verwiesen werden. Ein lediglich separat mitgeschicktes PDF genügt dafür nicht.
- Die übrigen umsatzsteuerlichen Pflichtangaben bleiben erforderlich. Die Regelung ist keine allgemeine Verschiebung der E-Rechnungspflicht.
Warum können Bruttopreise bei E-Rechnungen Probleme verursachen?
Bei einer Bruttopreisrechnung ist der Preis einschließlich Umsatzsteuer der Ausgangspunkt. Das ist beispielsweise bei Waren mit festgelegten Endpreisen der Fall. Das BMF nennt die Lieferung eines Buchs, das der Buchpreisbindung unterliegt.
Die europäische Normenreihe EN 16931 beschreibt die Inhalte und Rechenregeln strukturierter E-Rechnungen. Ihr Kern-Datenmodell geht vom Entgelt aus, also dem Betrag ohne Umsatzsteuer. Vereinfacht lautet der Rechenweg: Nettobeträge bestimmen, Umsatzsteuer berechnen, Bruttobetrag bilden.
Wird ein feststehender Bruttopreis zunächst in einen Nettowert zurückgerechnet und anschließend nach den Regeln des Datenmodells weiterverarbeitet, können Rundungsdifferenzen entstehen. Nach Randnummer 18 können dadurch in bestimmten Konstellationen die Normvorgaben oder die steuerlichen Rundungsregeln nicht eingehalten werden.
Das BMF hält in seinem Schreiben fest, dass für XRechnung und ZUGFeRD zu diesem Zeitpunkt noch kein Bruttorechnungs-Format verfügbar ist. Diese Aussage betrifft den Bruttorechenweg: Sie bedeutet nicht, dass grundsätzlich keine E-Rechnung aus einem System mit Bruttopreisen erzeugt werden kann. Den technischen Hintergrund erklärt unser Beitrag Bruttopreise auf Positionsebene: Die Grenze der EN 16931 mit technischem Stand Juli 2026.
Welche Angaben müssen im strukturierten Teil bleiben?
Randnummer 19 erlaubt für die erfassten Bruttopreisrechnungen, anstelle einer vollständigen Leistungsbeschreibung mit Einzelpositionen folgende Angaben zusammengefasst aufzuführen:
- die Gesamtsummen der Entgelte, getrennt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen,
- den jeweiligen Steuersatz,
- den entsprechenden Steuerbetrag beziehungsweise einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Entgelte sind auch hier Nettobeträge. Die Erleichterung erlaubt daher nicht, lediglich einen Bruttogesamtbetrag in die strukturierten Daten zu schreiben. Zudem bleiben die übrigen gesetzlichen Pflichtangaben erforderlich, etwa Angaben zu Rechnungsaussteller und Empfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungszeitpunkt, soweit sie im jeweiligen Fall vorgeschrieben sind.
Beispiel zur Veranschaulichung: Eine auf Bruttopreisen beruhende Rechnung umfasst Leistungen zu 19 Prozent und zu 7 Prozent Umsatzsteuer. Die zusammengefassten Beträge könnten fachlich wie folgt aussehen:
| Angabe | Betrag |
|---|---|
| Entgelt zu 19 % Umsatzsteuer | 10.000,00 € |
| Umsatzsteuer 19 % | 1.900,00 € |
| Entgelt zu 7 % Umsatzsteuer | 2.000,00 € |
| Umsatzsteuer 7 % | 140,00 € |
| Rechnungsbetrag | 14.040,00 € |
Diese Tabelle zeigt nur die Betragsaufteilung. Sie ist weder eine vollständige Rechnung noch eine technische XML-Vorlage. Die Einzelpositionen in der eingebetteten Anlage müssen die dargestellten Summen nachvollziehbar ergeben.
Was muss die eingebettete Anlage leisten?
Die Anlage ist für diese Vereinfachung ein notwendiger Bestandteil der E-Rechnung. Nach Randnummer 19 muss sie menschenlesbar sein und eine ordnungsgemäße Leistungsbeschreibung mit den Einzelpositionen enthalten. Aus diesen Angaben müssen sich die Gesamtsummen im strukturierten Teil ergeben.
Zusätzlich verlangt das BMF einen eindeutigen Hinweis im strukturierten Teil auf die eingebettete Anlage. Ein PDF, das nur als zweite Datei an derselben E-Mail hängt, erfüllt die Anforderung der Einbettung nicht.
Kann die bisherige PDF-Rechnungsansicht weiterverwendet werden?
Als mögliche technische Umsetzung kommt eine bisher verwendete PDF-Rechnungsansicht in Betracht. Voraussetzung ist, dass sie die geforderte Leistungsbeschreibung mit den Einzelpositionen enthält, die zusammengefassten Beträge nachvollziehbar macht und ordnungsgemäß in die E-Rechnung eingebettet sowie aus den strukturierten Daten eindeutig referenziert wird.
Das BMF verlangt ausdrücklich eine menschenlesbare, eingebettete Anlage mit einer ordnungsgemäßen Leistungsbeschreibung und den Einzelpositionen. Eine bisherige PDF-Rechnungsansicht kann diese Funktion übernehmen, wenn sich aus ihr die Gesamtsummen im strukturierten Teil ergeben und dort eindeutig auf die Anlage verwiesen wird. Den konkreten technischen Aufbau gibt das Schreiben nicht vor.
Für bestehende Abrechnungssysteme kann dieser Ansatz den Umstellungsaufwand reduzieren: Die gewohnte detaillierte Rechnungsansicht bleibt nutzbar, während die strukturierten Daten die zusammengefassten Beträge und die weiteren erforderlichen Angaben transportieren.
Die Bezeichnung „Rumpfbeleg“ kann diesen Aufbau anschaulich beschreiben, ist aber kein Begriff des BMF-Schreibens. Sie darf nicht mit einer beliebig verkürzten oder unvollständigen Rechnung verwechselt werden. Welche Positions-, Summen- und Referenzfelder technisch erforderlich sind, richtet sich weiterhin nach dem verwendeten Format und Profil.
Die Ausnahme gilt nicht für jede Rechnung
Die Sonderregelung in Randnummer 19 ist auf E-Rechnungen begrenzt, die auf Bruttopreisen beruhen. Ein ausgewiesener Bruttogesamtbetrag allein macht eine Rechnung noch nicht zu einer Bruttopreisrechnung. Maßgeblich ist, dass die zugrunde liegende Preisberechnung tatsächlich von Beträgen einschließlich Umsatzsteuer ausgeht.
Für andere Rechnungen lässt sich aus dieser Randnummer keine allgemeine Erlaubnis ableiten, die Leistungsbeschreibung vollständig in einen PDF-Anhang auszulagern. Nach den Randnummern 10 bis 12 müssen die strukturierten Angaben grundsätzlich bereits eine eindeutige Identifizierung der Leistungen und ihrer steuerlichen Behandlung ermöglichen. Nicht jedes ergänzende Detail muss dafür strukturiert übermittelt werden; besondere Erleichterungen, etwa für Bauleistungen, regelt das Schreiben gesondert.
Steuerliche Erleichterung und technische Annahme unterscheiden
Eine Nichtbeanstandungsregelung beschreibt, was die Finanzverwaltung unter den genannten Voraussetzungen steuerlich nicht beanstandet. Sie ändert nicht automatisch die technischen Prüfregeln eines Formats oder die Annahmebedingungen eines Rechnungseingangsportals.
Das BMF unterscheidet in den Randnummern 22 und 23 ausdrücklich zwischen umsatzsteuerlicher und technischer Beurteilung von Geschäftsregelfehlern. Ein technischer Fehlerbefund führt daher nicht automatisch zu derselben steuerlichen Schlussfolgerung. Umgekehrt ersetzt eine erfolgreiche technische Validierung keine Prüfung, ob die Rechnung inhaltlich und steuerlich richtig ist.
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können zusätzlich eigenständige Vorgaben gelten. Nach den Randnummern 24 und 25 sind die einschlägigen umsatzsteuerlichen und verwaltungsspezifischen Anforderungen nebeneinander zu beachten.
Was sollten Unternehmen jetzt mit ihrem Softwareanbieter klären?
- Berechnungsgrundlage feststellen: Geht das Abrechnungssystem tatsächlich von Bruttopreisen aus, und welche Rundungsfälle treten auf?
- Strukturierte Angaben festlegen: Entgelte, Steuersätze, Steuerbeträge und gegebenenfalls Steuerbefreiungen richtig aufteilen; die weiteren Pflichtangaben berücksichtigen.
- Anlage vorbereiten: Einzelpositionen und Leistungsbeschreibung vollständig und nachvollziehbar darstellen. Summen zwischen Anlage und strukturierten Daten abgleichen.
- Einbettung und Verweis umsetzen: Mit dem Softwareanbieter klären, wie das eingesetzte Format die Anlage und ihre eindeutige Referenzierung abbildet.
- Verarbeitung testen: Reale Beispieldateien technisch prüfen und mit den Empfängern abstimmen, ob Import, Anzeige und Zugriff auf die Anlage funktionieren.
Was bedeutet die Befristung bis Ende 2027?
Für die Sonderregelung ist das Ausstellungsdatum der E-Rechnung maßgeblich: Sie erfasst Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellt werden. Für später ausgestellte Rechnungen lässt sich diese Erleichterung aus dem Schreiben nicht ableiten.
Das BMF nennt keinen Veröffentlichungstermin für neue XRechnung- oder ZUGFeRD-Versionen. Einen pauschalen Termin im Jahr 2027 sollte man daher nicht aus der Regelung ableiten. FeRD hatte in seiner Mitteilung vom 4. August 2026 Bruttorechnungsunterstützung bereits für ein voraussichtliches ZUGFeRD-Release im Herbst 2026 angekündigt. Eine Ankündigung ersetzt jedoch keine veröffentlichte Spezifikation und keine Prüfung der tatsächlich verfügbaren Softwareunterstützung.
Unternehmen sollten deshalb sowohl die Formatentwicklung als auch die Umsetzung in ihrer Rechnungssoftware verfolgen. Die steuerliche Befristung und die Verfügbarkeit neuer technischer Funktionen sind zwei getrennte Fragen.
Fazit: Zusammengefasste Daten mit nachvollziehbarer Detailanlage
Das BMF-Schreiben eröffnet für Bruttopreisrechnungen einen praktikablen Übergangsweg: zusammengefasste Entgelte und Steuerangaben im strukturierten Teil, vollständige Einzelpositionen in einer eingebetteten, menschenlesbaren Anlage. Entscheidend sind die übrigen Pflichtangaben, nachvollziehbare Summen und der eindeutige Verweis auf die Anlage. Ob sich dafür die bestehende PDF-Rechnungsansicht eignet, sollte anhand konkreter Testrechnungen mit dem Softwareanbieter und den Empfängern geklärt werden.
Quellen und weiterführende Informationen
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung – Ergänzende Regelungen (PDF). Insbesondere Randnummern 17 bis 19, Seiten 5–6; ergänzend Randnummern 8 bis 12 und 22 bis 25. Geschäftszeichen: III C 5 – S 7287-a/00019/021/017.
- FeRD: ZUGFeRD 2.5.2 veröffentlicht, Mitteilung vom 4. August 2026 – mit damaligem Ausblick auf Bruttorechnungsunterstützung.
- XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt?