Für die Zustellung einer E-Rechnung ist keine E-Mail-Adresse vorgeschrieben. Unternehmen können andere elektronische Übermittlungswege vereinbaren. Kann oder will ein Geschäftskunde keine E-Rechnung annehmen, entfällt die Pflicht des Rechnungsausstellers dadurch nicht. Das BMF beschreibt jedoch, wie der Aussteller seine umsatzsteuerlichen Pflichten nachweisbar erfüllen kann.
Dieser Beitrag fasst die veröffentlichte Verwaltungsauffassung des BMF zusammen und zeigt allgemeine organisatorische Überlegungen. Er beurteilt keinen konkreten Vertrag und ist keine Rechts- oder Steuerberatung.
Zuerst einordnen: Besteht bereits eine Ausstellungspflicht?
Die Frage stellt sich nur, wenn für den konkreten Umsatz tatsächlich eine E-Rechnung auszustellen ist. Zu berücksichtigen sind insbesondere der inländische B2B-Bezug, gesetzliche Ausnahmen und die Übergangsregelungen bis Ende 2026 beziehungsweise für bestimmte Unternehmen bis Ende 2027.
Eine Übersicht bietet unser Beitrag E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.
Welche Übermittlungswege sind möglich?
Das Umsatzsteuerrecht schreibt keinen bestimmten Transportweg vor. Neben dem Versand per E-Mail nennt das BMF insbesondere folgende Möglichkeiten:
- Bereitstellung zum Download in einem Internetportal,
- Übermittlung über eine elektronische Schnittstelle oder EDI,
- gemeinsamer Zugriff auf einen zentralen Speicherort,
- Übergabe auf einem elektronischen Datenträger,
- Nutzung eines Netzwerks wie Peppol, wenn der Empfänger dort erreichbar ist.
Format und Übermittlungsweg sollten möglichst vor der Rechnungsstellung zwischen den Geschäftspartnern abgestimmt werden. Ein fehlendes E-Mail-Postfach bedeutet daher nicht automatisch, dass keine E-Rechnung zugestellt werden kann.
Was gilt, wenn der Kunde die Annahme verweigert?
Das BMF stellt im Schreiben vom 15. Oktober 2025 klar:
Ist ein Unternehmer technisch nicht in der Lage, eine E-Rechnung empfangen zu können, beziehungsweise verweigert er die Annahme, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller.
Die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Ausstellers gelten nach der Verwaltungsauffassung auch dann als erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat. Als Beispiel nennt das BMF ein Sendeprotokoll.
Mögliche organisatorische Schritte
Aus der BMF-Verwaltungsauffassung lassen sich allgemeine Schritte für die interne Organisation ableiten. Ob sie in einem konkreten Vertragsverhältnis ausreichen, muss bei Bedarf rechtlich geprüft werden.
- Empfängerstatus prüfen: Sicherstellen, dass es sich um einen von der Pflicht erfassten inländischen B2B-Umsatz handelt.
- Empfangsweg erfragen: Den Kunden schriftlich um eine E-Mail-Adresse, Portaladresse, Peppol-ID oder einen anderen geeigneten Kanal bitten.
- E-Rechnung erstellen: Die Rechnung im vorgeschriebenen strukturierten Format erzeugen und vor dem Versand technisch prüfen.
- Übermittlung versuchen: Den abgestimmten oder objektiv geeigneten elektronischen Weg nutzen.
- Nachweise sichern: E-Rechnung, Versandzeitpunkt, Sende- oder Portalprotokoll, Fehlermeldungen und Korrespondenz zusammen aufbewahren.
- Alternative abstimmen: Falls der erste Weg scheitert, einen anderen zulässigen elektronischen Übermittlungsweg anbieten.
Reicht eine Papierrechnung als Ersatz?
Nach der Verwaltungsauffassung des BMF kann der Empfänger, wenn die Pflicht zur E-Rechnung bereits greift, nicht allein durch seine Weigerung eine Papierrechnung oder ein einfaches PDF verlangen. Eine zusätzliche Lesekopie kann für den praktischen Austausch hilfreich sein, ersetzt aber nicht die erforderliche strukturierte E-Rechnung.
Während einer anwendbaren Übergangsregelung kann eine sonstige Rechnung noch zulässig sein. Deshalb ist der konkrete Zeitraum stets mitzuprüfen.
Was bedeutet das für die Zahlung?
Die Aussage des BMF betrifft die umsatzsteuerlichen Pflichten des Rechnungsausstellers. Sie beantwortet nicht automatisch, wann eine Forderung zivilrechtlich fällig wird, ob Zahlungsverzug eintritt oder ob dem Kunden im Einzelfall ein Zurückbehaltungsrecht zusteht. Das kann von Vertrag, Lieferbedingungen, Zugangsnachweis und weiteren Umständen abhängen.
Vorkasse oder Lastschrift können für künftige Geschäfte als Zahlungsbedingung vereinbart werden. Sie sollten jedoch nicht als pauschale rechtliche Lösung für bereits geschlossene Verträge dargestellt werden. Bei Streit über Zahlung oder Zugang ist eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls sinnvoll.
Fazit
Ein Geschäftskunde ohne E-Mail-Adresse verhindert die technische Ausstellung einer E-Rechnung nicht. Nach der dargestellten BMF-Verwaltungsauffassung kommt es bei einer verweigerten Annahme darauf an, dass die E-Rechnung ordnungsgemäß erstellt und der Übermittlungsversuch nachgewiesen werden kann. Welche Folgen dies für Zahlung, Fälligkeit oder Verzug hat, ist davon getrennt und im Einzelfall zu beurteilen.
Quellen und Rechtsstand
Maßgeblich sind § 14 UStG, die BMF-FAQ zur E-Rechnung und das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, insbesondere die Ausführungen zum Empfang und zur nachweislich versuchten Übermittlung. Rechtsstand: Juli 2026.