Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Der Gesetzgeber schreibt dafür keinen bestimmten technischen Kanal vor. In der Praxis reicht ein geeigneter Empfangsweg aber nur dann aus, wenn Rechnungen zuverlässig ankommen, geprüft, zugeordnet und archiviert werden können.
Was ist beim Empfang verpflichtend?
Unternehmen müssen für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze den Empfang einer E-Rechnung ermöglichen. Eine vorherige Zustimmung zum Empfang ist nicht erforderlich. Entscheidend ist, dass strukturierte Rechnungsdaten angenommen werden können; ein einfaches PDF erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht.
Die Pflicht zur Ausstellung folgt einem späteren Zeitplan. Einen Überblick über die Übergangsfristen bietet der Beitrag E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.
Welche Empfangswege sind möglich?
Das Umsatzsteuerrecht legt keinen einzigen Übermittlungsweg fest. Je nach Rechnungsvolumen und Systemlandschaft kommen unterschiedliche Lösungen infrage:
- E-Mail: Für viele kleine Unternehmen ein praktikabler Einstieg. Ein separates, überwacht betreutes Postfach reduziert Fehlzuordnungen.
- Portal: Lieferanten stellen Rechnungen in einem Kundenportal bereit. Unternehmen sollten dabei Abruf, Zuständigkeit und Archivierung klar regeln.
- Schnittstelle: Bei höherem Volumen können Rechnungen automatisiert in ein ERP-, DMS- oder Buchhaltungssystem übergeben werden.
- Peppol: Das Netzwerk ermöglicht einen standardisierten System-zu-System-Austausch. Mehr dazu im Beitrag über Peppol.
Ein E-Mail-Postfach reicht nur als Empfangskanal
Nach der BMF-FAQ genügt für den Empfang grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Ein E-Mail-Postfach kann technisch für den Empfang genügen. Es löst aber nicht automatisch die weiteren Aufgaben. Strukturierte Dateien müssen lesbar gemacht, technisch geprüft, dem Vorgang zugeordnet und vollständig aufbewahrt werden. Ein Postfach ohne Vertretung oder klare Weiterleitung birgt das Risiko, dass Rechnungen übersehen werden.
Der empfohlene Ablauf
- Empfang festlegen: Eine feste Adresse oder einen anderen verbindlichen Kanal bestimmen.
- Zuständigkeit klären: Verantwortliche Personen und Vertretungen für Eingang, Rückfragen und Freigaben benennen.
- Dateien erkennen: XRechnung, ZUGFeRD und andere zulässige Formate im Prozess berücksichtigen.
- Technisch prüfen: Format und Geschäftsregeln validieren, soweit dies die eingesetzte Lösung unterstützt.
- Fachlich prüfen: Leistung, Beträge, Steuern, Bankverbindung und Freigabe wie bei jeder Rechnung kontrollieren.
- Archivieren: Die strukturierte Originaldatei mit nachvollziehbarer Zuordnung aufbewahren.
Häufige Fehler
- Eine XML-Datei nur ausdrucken und das Original nicht aufbewahren.
- Ein gemeinsames Postfach ohne klaren Prozess nutzen.
- Die technische Validierung mit einer inhaltlichen Rechnungsprüfung verwechseln.
- Rechnungen aus Portalen nicht rechtzeitig herunterladen und archivieren.
Quellen und Rechtsstand
Siehe § 14 UStG und die BMF-FAQ zur E-Rechnung. Rechtsstand: Juli 2026.